Bestellungen automatisch erfassen: von der E-Mail ins ERP.

Das Problem: Abtippen kostet Zeit und macht Fehler

In vielen Handels- und Handwerksbetrieben kommt ein grosser Teil der Bestellungen per E-Mail. Der eine Kunde schreibt drei Zeilen, der andere schickt ein PDF aus seinem eigenen System, der dritte ein Foto vom Bestellzettel. Im Innendienst liest jemand jede Nachricht, sucht Kunde und Artikel heraus und tippt alles ins ERP.

Das ist Arbeit, die niemand gern macht. Sie staut sich am Montagmorgen und in den Ferien, und ein Zahlendreher bei der Artikelnummer fällt erst auf der Baustelle auf.

• Zeit: Jede Bestellung braucht Minuten, an vollen Tagen summiert sich das zu Stunden.
• Fehler: Falsche Menge, falscher Artikel, falsches Lieferdatum.
• Abhängigkeit: Oft weiss nur eine Person, was Kunde Meier mit «wie letztes Mal» meint.

Die grossen Vorteile auf einen Blick

• Kein Abtippen mehrDie Zeit im Innendienst geht in Beratung und Verkauf statt in Tipparbeit.
• Weniger FehlerJede Angabe wird mit Kunden- und Artikelstamm abgeglichen. Zahlendreher fallen auf, bevor geliefert wird.
• Schnellere AuftragsbestätigungDie Bestellung ist erfasst, auch wenn sie abends, am Montagmorgen oder in den Ferien eintrifft.
• Nicht mehr von einer Person abhängigWas bisher nur eine Kollegin wusste, steckt in den Regeln und Stammdaten.
• Kein neues ProgrammIhr Team arbeitet weiter im gewohnten ERP. Es gibt nichts Neues zu lernen.
• Sie behalten die KontrolleUnklares kommt immer zu Ihnen, und bei jedem Auftrag sehen Sie die ursprüngliche Mail.

So funktioniert die automatische Bestellerfassung

Die KI arbeitet im Hintergrund in Ihrem Postfach und in Ihrem ERP. Es gibt kein neues Programm, in das sich Ihr Team einloggen muss.

1. Die Bestellung kommt anPer E-Mail, als PDF im Anhang, als Scan oder als Foto. So, wie Ihre Kunden heute schon bestellen.
2. Die KI liest und verstehtSie erkennt, wer bestellt, was, wie viel, bis wann und wohin. Auch wenn es als ganzer Satz statt als Tabelle dasteht.
3. Abgleich mit Ihren StammdatenKunde und Artikel werden in Ihrem Kunden- und Artikelstamm nachgeschlagen. Aus «Bogen 90 Grad 50er» wird die richtige Artikelnummer.
4. Der Auftrag steht im ERPFertig erfasst, mit Verweis auf die ursprüngliche Mail. Sie sehen jederzeit, woher ein Eintrag stammt.
5. Unklares kommt zu IhnenPasst eine Angabe auf zwei Artikel oder fehlt ein Termin, fragt die KI nach, statt zu raten. Ein Klick genügt.

Sie bestimmen, was automatisch läuft

Am Anfang legt die KI jeden Auftrag zur Freigabe vor. So sehen Sie, wie sie arbeitet, und gewinnen Vertrauen. Später entscheiden Sie selbst, was durchlaufen darf.

• Eindeutige Bestellungen von bekannten Kunden dürfen auf Wunsch selbst gebucht werden.
• Unklare Angaben kommen immer zu einem Menschen.
• Ihre Sonderregeln gelten: zum Beispiel alles über einem bestimmten Betrag immer vorlegen.

Für wen es sich lohnt, und für wen nicht

Es passt gut, wenn

• täglich Bestellungen per E-Mail oder PDF hereinkommen,
• dieselben Kunden und Artikel immer wieder vorkommen,
• Kunden- und Artikelstamm im ERP gepflegt sind,
• das Abtippen heute spürbar Zeit im Innendienst bindet.

Es lohnt sich eher nicht, wenn

• nur wenige Bestellungen pro Woche eintreffen,
• fast alles telefonisch oder am Tresen bestellt wird,
• jede Bestellung ein individuell verhandeltes Einzelstück ist.

Das kläre ich im ersten Gespräch. Wenn es sich bei Ihnen nicht lohnt, sage ich das.

Was es bei Ihnen braucht

• Ein Postfach, in dem Bestellungen ankommen, zum Beispiel bestellungen@ihr-betrieb.ch.
• Ein ERP oder Auftragsprogramm, in das sich Aufträge einspielen lassen. Wie, kläre ich im KI-Check.
• Zwanzig bis dreissig echte Bestellungen aus der Vergangenheit als Beispiele.
• Eine Person im Innendienst, die sagt, wie es richtig wäre.

Häufige Fragen zur Bestellerfassung