Lieferantenrechnungen automatisch prüfen.

Das Problem: Prüfen ist Fleissarbeit, und Fehler rutschen durch

Eine Lieferantenrechnung zu prüfen heisst: Bestellung heraussuchen, Mengen vergleichen, Preise mit der Preisliste abgleichen, Mehrwertsteuer und Total nachrechnen. Bei zehn Positionen dauert das, bei fünfzig Rechnungen im Monat erst recht.

Wenn es eilt, wird nur noch das Total angeschaut. Kleine Preisabweichungen, doppelt verrechnete Positionen oder nicht gelieferte Mengen fallen dann niemandem auf.

• Zeit: Die Prüfung bindet die Buchhaltung oder den Einkauf, oft die Inhaberin selbst.
• Geld: Kleine Abweichungen summieren sich über das Jahr.
• Fristen: Liegt eine Rechnung zu lange, verfällt das Skonto.

Die grossen Vorteile auf einen Blick

• Sie sehen nur die AbweichungenWas stimmt, müssen Sie nicht mehr anschauen.
• Preisfehler fallen aufJede Position wird mit Bestellung und Preisliste verglichen, nicht nur das Total.
• Skontofristen bleiben im BlickRechnungen bleiben nicht ungeprüft im Postfach liegen.
• Die Rückfrage ist schon geschriebenBei einer Abweichung liegt der Entwurf an den Lieferanten bereit.
• Alles nachvollziehbarSie sehen bei jeder Rechnung, was womit verglichen wurde.
• Kein neues ProgrammDie Rechnung landet geprüft dort, wo Sie sie heute schon verbuchen.

So funktioniert die automatische Rechnungsprüfung

Die KI arbeitet im Hintergrund in Ihrem Postfach und in Ihrem ERP oder Ihrer Buchhaltung.

1. Die Rechnung kommt anPer E-Mail, als PDF, als Scan oder als QR-Rechnung.
2. Die KI liest jede PositionArtikel, Menge, Preis, Rabatt, Mehrwertsteuer und Total.
3. Abgleich nach Ihrem PrüfkatalogBestellung, Lieferschein oder Wareneingang und Preisliste werden nachgeschlagen und verglichen.
4. Stimmt alles, geht es weiterDie Rechnung wird nach Ihren Regeln zur Verbuchung und Zahlung vorbereitet.
5. Abweichungen kommen zu IhnenMit der genauen Stelle, der Differenz in Franken und einem Entwurf für die Rückfrage.

Sie bestimmen die Regeln

Sie legen fest, was als «stimmt» gilt und was Sie sehen wollen.

• Toleranzen: zum Beispiel Rundungsdifferenzen bis zu einem Betrag durchlassen.
• Betragsgrenzen: alles über einer bestimmten Summe immer vorlegen.
• Zahlungen: löst die KI nie selbst aus. Das bleibt bei Ihnen.

Für wen es sich lohnt, und für wen nicht

Es passt gut, wenn

• regelmässig Lieferantenrechnungen mit vielen Positionen eintreffen,
• es zu den Rechnungen Bestellungen im System gibt,
• dieselben Lieferanten immer wieder vorkommen,
• die Prüfung heute an einer oder zwei Personen hängt.

Es lohnt sich eher nicht, wenn

• nur wenige Rechnungen pro Monat eintreffen,
• die meisten Rechnungen Pauschalen ohne Bestellung sind,
• Bestellungen nirgends festgehalten werden.

Das kläre ich im ersten Gespräch. Wenn es sich bei Ihnen nicht lohnt, sage ich das.

Was es bei Ihnen braucht

• Ein Postfach, in dem Rechnungen ankommen.
• Lesezugriff auf Bestellungen und Preislisten, im ERP oder in Excel.
• Zwanzig bis dreissig Rechnungen aus der Vergangenheit, darunter ein paar mit Fehlern.
• Eine Person aus Buchhaltung oder Einkauf, die den Prüfkatalog mit mir festlegt.

Häufige Fragen